Podnikanie sa rozbieha, ale v posledných týždňoch pribúdajú prípady, keď občas niekto z firemného tímu na niečo zabudne či sem-tam prehliadne, že má zákazník špeciálne želanie. Tiež sa vám takéto prípady stávajú? Evidenciu máte v papierovom diári, ale keď vypukne pracovný blázinec a ešte k tomu riešite kopu telefonátov, môžete do diára poznámku zabudnúť zapísať. Ako mať v zákazkách poriadok a zabezpečiť, aby mali všetci v tíme dôležité informácie stále pred sebou? Poriadok vám zabezpečí magnetická tabuľa. Inšpirujte sa, ako ju využiť.
Ako mať vo firme či domácej kancelárii poriadok v zákazkách, prehľad o ich aktuálnom stave, prianiach zákazníkov? Kúpte si na stenu magnetickú tabuľu. Je multifunkčná. Funguje ako klasická tabuľa pre flip-chart fixky, držia na nej aj poznámkové lístočky post-it. A aj magnety. Keď si na jej používanie zvyknete, budete sa za pár týždňov čudovať, ako ste bez nej mohli fungovať.
60 – 120 × 90 cm. Kúpte si pripináčiky, valčeky, figúrky alebo magnetické fólie
Bežné rozmery magnetickej tabule sú 60 × 90, 120 × 90 cm. K tabuli využijete flip-chart fixky a magnety. Tie môžu mať podobu farebných pripináčikov, figúrok či neodýmových valčekov a magnetických tyčiniek. Vytvorte si aj svoje vlastné farebné magnetické prúžky alebo iné geometrické tvary. Písali sme o nich v článku o magnetických fóliách.
Magnetická tabuľa zabezpečí 3 hlavné funkcie: dá sa na ňu písať fixkou, nalepiť poznámkové lístky a pripnúť farebné a neodýmové magnety, magnetické fólie či pásky.
Inšpirujte sa magnetickým systémom evidencie
Je veľa spôsobov, ako mať prehľad o aktuálnom stave zákaziek. Každému vyhovuje niečo iné. Inšpirujte sa jedným z nich, upravte si ho podľa potreby. Čo je dôležité na štart?
- Magnetická tabuľa – pripevnite ju na stenu – jej súčasťou je upevňovacia súprava
- Magnety na tabuľu – magnetické kolieska, neodýmové prúty, farebné figúrky
- Farebné magnetické fólie v tvare pásky
- Farebné označovače na flip-chart
Rozdeľte si tabuľu na niekoľko segmentov podľa toho, koľko mávate štandardne rozpracovaných zákaziek. Príklad uvádzame na prevádzke opravovne práčok, umývačiek a bielej techniky.
Ako zákazky evidujú opravári práčok a umývačiek
1 – Fixky na označenie zákazky
Do jednotlivých segmentov na tabuľu napíšte fixkou mená zákazníkov, označenie zákaziek, kontakt na zákazníkov, dátum prijatia zákazky.
2 – Magnetické valčeky na pricvaknutie zákazkových listov
Malým neodýmovým magnetickým valčekom k menu pricvaknite vašu časť dokladu o prevzatí objednávky. Druhú časť má pri sebe zákazník. Evidencia zákaziek na magnetickej tabuli.
3 – Farebné magnetické fólie na odlíšenie stavu zákazky
Nastrihajte na prúžky magnetickú fóliu, zvoľte si farby. Prúžky potom pricvaknite k zákazkám na magnetickej tabuli, pričom oranžový môže znamenať objednaný náhradný diel, modrý štádium opravy, zelený hotovú zákazku, červený po termíne dohodnutej dodávky, žltý napríklad expresnú zákazku. Pre lepšiu orientáciu si farebné magnetické prúžky označte.
4 – Magnetické farebné figúrky na priradenie servisných technikov
Ďalším rozlišovačom budú magnetické figúrky. Tými k jednotlivým zákazkám priradíte servisných mechanikov či technikov. Bielu figúrku pre Petra, modrú pre Emila, žltú pre Vlada.
5 – Okrúhle magnety a pripináčiky na ďalšie odlíšenie
Okrúhle farebné magnety poslúžia na označenie ďalších skutočností – napríklad subdodávku či nutnosť montáže u zákazníka.
Počas prvých týždňov práce s evidenčným zákazkovým systémom vám pomôže pomôcka – legenda upevnená na tabuli – papier s vysvetlivkami, čo ktorá farba, typ magnetu, magnetické pásky aj figúrka znamenajú.
Za pár dní si na nový systém zvyknete a orientáciu v zákazkách si tak uľahčíte. Každý deň ráno alebo hocikedy po zmene stavu zákazky rýchlo presuniete magnety alebo pridáte ďalšie podľa potreby. Kedykoľvek pricvaknete ďalšiu dokumentáciu alebo pripíšete doplnkové informácie priamo na tabuľu. Systém je veľmi variabilný.
Kde ešte magnetickú tabuľu využijete?
Tabuľa je vhodná napríklad na tieto činnosti:
- Prehľad pri organizovaní podujatí, trhov, koncertov
- Evidenciu prenajatých stánkov na veľtrhu, festivale, ale aj ladenie line-up programu
- Dobrovoľnícke akcie, mítingy, školenia
- Prehľad zmien a dochádzku zamestnancov
- To-Do list na plánovanie úloh či úkonov
- Organizovanie súťaží, pretekov
- Usporiadanie školskej výučby či prednášok
- Plánovací kalendár pre marketing firmy
- Tímbildingové akcie
Do kancelárie sklo alebo bridlicu
Hľadáte niečo vhodnejšie ako je biela tabuľa? Okrem lacnejších bielych magnetických tabúľ na trhu nájdete aj sklenené, napríklad značky Artverum. Magnetické sklenené tabule budú dizajnovým doplnkom vašej kancelárie. Získali dokonca ocenenie Red Dot Design Award 2011 v kategórii interiérového dizajnu. Vyberať môžete z rozmerov: 48 × 48, 12 × 78, 78 × 48, 100 × 65 cm či mnohých ďalších.
Interiér vám vylepší aj ďalšia špecialita – magnetická tabuľa z čiernej moravskej bridlice.
Vyberte si klasickú bielu, luxusnejšiu sklenenú magnetickú či originálnu bridlicovú tabuľu a majte v evidencii prehľad.
Získajte ďalšie originálne tipy na využitie magnetov na blogu Unimagnet.